Vận chuyển hàng trưng bày từ nước ngoài:
Ban tổ chức lưu ý khách hàng tham gia Triển lãm đọc kỹ hướng dẫn vận chuyển hàng hóa chi tiết từ đơn vị vận chuyển chính thức do Ban tổ chức chỉ định. Việc không tuân theo các quy định về hàng hóa tham gia Triển lãm có thể gây ra sự chậm trễ và rủi ro không đáng có, trong việc giao nhận, chậm trễ thời gian và phải trả các khoản chi phí do không làm đúng quy định.
Hàng hóa tham gia Hội chợ là hàng hóa “tạm nhập tái xuất”, Việc xử lý những lô hàng này phải được sự quản lý của đơn vị vận chuyển có giấy phép từ Ban tổ chức Triển lãm, việc không thông qua Ban tổ chức Triển lãm để cung cấp giấy phép sẽ gây nhiều rủi ro cho khách hàng Triển lãm.
Hàng hóa đưa vào nhà Triển lãm:
Hàng trưng bày tại triển lãm chỉ được phép đưa vào trước 01 ngày, trước ngày Khai mạc. Khách hàng phải tự bảo quản hàng hóa của mình. Khách hàng hoặc đơn vị vận chuyển, cần liên hệ với Ban tổ chức để sắp xếp kế hoạch đưa hàng hóa nặng hoặc kích thước lớn vào Nhà Triển lãm trước thời gian quy định trên (nếu có nhu cầu).
Đơn vị vận chuyển chính thức do Ban tổ chức chỉ định sẽ chịu trách nhiệm quản lý trong khu vực Triển lãm, xe nâng, cần cẩu, xe tải chở hàng của đơn vị vận chuyển khác hoặc khách hàng vào khu vực Triển lãm phải được sự điều phối của đơn vị vận chuyển chính thức.
Hàng hóa trưng bày không do đơn vị vận chuyển chính thức đưa đến Triển lãm sẽ phải tự bảo quản, Ban tổ chức không chịu trách nhiệm bảo quản trong thời gian trước ngày khai mạc về những mất mát hư hỏng xảy ra.
Trong thời gian mở cửa Triển lãm, khách hàng không được vận chuyển và tháo dỡ hàng vì sẽ gây ảnh hưởng không gian chung của Triển lãm.
Một số quy định về hàng hóa trưng bày tại Hội chợ - Triển lãm:
- Hàng hóa trưng bày tại Triển lãm phải đảm bảo yêu cầu và tiêu chuẩn của “Luật chất lượng sản phẩm hàng hóa”, “Luật Quảng cáo”, “Luật Xuất bản” và “Luật sở hữu trí tuệ” của Việt Nam.
- Khách hàng cam kết không trưng bày các hàng hóa bị cấm lưu thông bị cấm nhập khẩu và bị cấm quảng cáo tại Triển lãm theo quy định của Pháp luật Việt Nam hiện hành.
- Khách hàng có quyền lựa chọn đơn vị vận chuyển hàng hóa triển lãm khác ngoài đơn vị vận tải chính thức của Triển lãm. Tuy nhiên, khách hàng phải tự chịu trách nhiệm rủi ro xảy ra với thủ tục vận chuyển của mình. Trong trường hợp này, Ban tổ chức Triển lãm chỉ có trách nhiệm hỗ trợ, giúp khách hàng với tư cách là đơn vị tổ chức Triển lãm.
- Kết thúc Hội chợ, đơn vị tham gia phải thu dọn hàng hóa và hoàn trả mặt bằng lại cho Ban tổ chức trước 12h ngày hôm sau.
- Ðối với hàng hóa trưng bày, các đơn vị muốn đưa ra khỏi nhà triển lãm trước 15:00 ngày triển lãm cuối cùng, phải có xác nhận của Ban tổ chức.
- Ðối với hàng hóa của các đơn vị trong nước, kể cả liên doanh và hàng của các hãng nước ngoài có văn phòng tại Việt Nam (không qua thủ tục hải quan), phải có danh mục hàng hóa trưng bày và xác nhận của Ban tổ chức khi mang vào và mang ra khỏi khu vực triển lãm.
- Ðối với các loại hàng hóa có kích thước nhỏ và giá trị lớn các doanh nghiệp nên đóng thùng hoặc cho vào tủ có khóa trước khi đóng cửa triển lãm hàng ngày.